1 1,Perencanaan
(planning)
Perencanaan
tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta
cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise
E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa: planning may be defined as the proses
by which manager set objective, asses the future, and develop course of action
designed to accomplish these objective. Sedangkan T. Hani Handoko (1995)
mengemukakan bahwa:
Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan
penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem,
anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan
banyak terlibat dalam fungsi ini. Arti penting perencanaan terutama adalah
memberikan kejelasan arah bagi setiap kegiatan, sehingga setiap kegiatan dapat
diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin.
a)
Manfaat Perencanaan
T. Hani
Handoko mengemukakan sembilan manfaat perencanaan bahwa perencanaan:
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan;
Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama;
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran;
Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat;
Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi;
Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi;
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami;
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan
Menghemat waktu, usaha dan dana.
b) Langkah-langkah Perencanaan
Indriyo Gito
Sudarmo dan Agus Mulyono (1996) mengemukakan langkah-langkah pokok dalam
perencanaan, yaitu: Penentuan tujuan dengan memenuhi persyaratan sebagai
berikut : menggunakan kata-kata yang sederhana, mempunyai sifat fleksibel, mempunyai
sifat stabilitas, ada dalam perimbangan sumber daya, dan meliputi semua tindakan
yang diperlukan.
Pendefinisian
gabungan situasi secara baik, yang meliputi unsur sumber daya manusia, sumber
daya alam, dan sumber daya modal Merumuskan kegiatan yang akan dilaksanakan
secara jelas dan tegas
c)
Tahap Perencanaan
Hal senada
dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko (1995) bahwa terdapat empat tahap dalam
perencanaan, yaitu: Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan; Merumuskan keadaan
saat ini,Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan,Mengembangkan rencana
atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
d) Cakupan
Masalah Serta Jangkauan Perencanaan
Pada bagian
lain, Indriyo Gito Sudarmo dan Agus Mulyono (1996) mengemukakan bahwa atas
dasar luasnya cakupan masalah serta jangkauan yang terkandung dalam suatu
perencanaan, maka perencanaan dapat dibedakan dalam tiga bentuk, yaitu:
Rencana global yang merupakan penentuan tujuan secara menyeluruh dan jangka panjang,
Rencana strategis merupakan rencana yang disusun guna menentukan tujuan-tujuan
kegiatan atau tugas yang mempunyai arti strategis dan mempunyai dimensi jangka
panjang, dan
Rencana operasional yang merupakan rencana kegiatan-kegiatan yang berjangka
pendek guna menopang pencapaian tujuan jangka panjang, baik dalam perencanaan
global maupun perencanaan strategis.
2. Pengorganisasian (organizing)
Fungsi
manajemen berikutnya adalah pengorganisasian (organizing). George R. Terry
(1986) mengemukakan bahwa:Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan
hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka
dapat bekerja sama secara efisien, dan memperoleh kepuasan pribadi dalam
melak-sanakan tugas-tugas tertentu, dalam kondisi lingkungan tertentu guna
mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
Lousie E. Boone dan David L. Kurtz (1984) mengartikan pengorganisasian : “… as
the act of planning and implementing organization structure. It is the process
of arranging people and physical resources to carry out plans and
acommplishment organizational obtective”.
Dari kedua pendapat di atas, dapat dipahami bahwa pengorganisasian pada
dasarnya merupakan upaya untuk melengkapi rencana-rencana yang telah dibuat
dengan susunan organisasi pelaksananya. Hal yang penting untuk diperhatikan
dalam pengorganisasian adalah bahwa setiap kegiatan harus jelas siapa yang
mengerjakan, kapan dikerjakan, dan apa targetnya.
a)
Azas Dalam Organisasi
Berkenaan
dengan pengorganisasian ini, Hadari Nawawi (1992) mengemukakan beberapa azas
dalam organisasi, diantaranya adalah:
1) Organisasi harus profesional,
yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan;
2) Pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian
kerja;
3) Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung
jawab;
4) Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol;
5) Organisasi harus mengandung kesatuan perintah; dan
6) Organisasi harus fleksibel dan seimbang.
b) Azas Dalam Organisasi
Ernest Dale seperti dikutip oleh T. Hani Handoko mengemukakan tiga langkah
dalam proses pengorganisasian, yaitu:
1) Pemerincian seluruh pekerjaan yang
harus dilaksanakan untuk mencapai tujuanorganisasi;
2) Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan
yang logik dapat dilaksanakan oleh satu orang; dan
3) Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk
mengkoordinasikan pekerjaan para anggota menjadi kesatuan yang terpadu dan
harmonis.
3. Pelaksanaan (actuating)
Dari seluruh
rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen
yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak
berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi
actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan
orang-orang dalam organisasi.
Dalam hal
ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha
menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka
berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran
anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin
mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya
untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai
pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan
secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Hal yang
penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa
seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa
yakin akan mampu mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan
manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas
lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan
kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam
organisasi tersebut harmonis.
4. Pengawasan (controlling)
Pengawasan
(controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam
suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai
fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984)
memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager
determine wether actual operation are consistent with plans”.
Sementara
itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995)
mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses
pengawasan, bahwa: Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan–tujuan perencanaan, merancang
sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang
telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan,
serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien
dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk
mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan
apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak
penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk
mengatasinya.
Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan
memiliki lima tahapan, yaitu : (a) penetapan standar pelaksanaan; (b) penentuan
pengukuran pelaksanaan kegiatan; (c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata; (d)
pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan
penyimpangan-penyimpangan; dan (e) pengambilan tindakan koreksi, bila
diperlukan.
Fungsi-fungsi
manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu
dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen.
Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara
berbagai fungsi manajemen.
Dalam
perspektif persekolahan, agar tujuan pendidikan di sekolah dapat tercapai
secara efektif dan efisien, maka proses manajemen pendidikan memiliki peranan
yang amat vital. Karena bagaimana pun sekolah merupakan suatu sistem yang di
dalamnya melibatkan berbagai komponen dan sejumlah kegiatan yang perlu dikelola
secara baik dan tertib. Sekolah tanpa didukung proses manajemen yang baik,
boleh jadi hanya akan menghasilkan kesemrawutan lajunya organisasi, yang pada
gilirannya tujuan pendidikan pun tidak akan pernah tercapai secara semestinya.
Dengan
demikian, setiap kegiatan pendidikan di sekolah harus memiliki perencanaan yang
jelas dan realisitis, pengorganisasian yang efektif dan efisien, pengerahan dan
pemotivasian seluruh personil sekolah untuk selalu dapat meningkatkan kualitas
kinerjanya, dan pengawasan secara berkelanjutan.